Что такое жизненный цикл проекта

1. Что такое «стандартный» жизненный цикл проекта?
2. Участие в этапах проекта:
3. Этап № 1: этап концептуализации
4. Задайте себе следующие вопросы во время Концептуализации:
5. Задайте себе следующие вопросы во время планирования:
6. Задайте себе следующие вопросы во время выполнения:
7. Этап завершения обычно включает в себя:
8. Жизненный цикл профессиональных услуг по сравнению со стандартным жизненным циклом проекта?
9. Почему организация профессиональных услуг требует нового жизненного цикла для управления проектами?
10. Фаза № 1: Фаза продажи
11. Шаги, вовлеченные в фазу продажи:
12. Шаги, вовлеченные в фазу плана:
13. Шаги, вовлеченные в фазу доставки:
14. Шаги, вовлеченные в фазу счета и счета:
15. Этот этап обычно включает в себя:
16. Последние мысли:

Жизненный цикл проекта относится к четырехэтапному процессу, которому следуют почти все руководители проектов при переходе через этапы завершения проекта. Это стандартный жизненный цикл проекта, с которым большинство людей знакомо. Жизненный цикл проекта обеспечивает основу для управления любым типом проекта в рамках бизнеса. Лидеры в управление проектом провели исследование, чтобы определить наилучший процесс для запуска проектов. Было обнаружено, что отслеживание жизненного цикла проекта имеет решающее значение для любой сервисной организации.

Жизненный цикл проекта - это стандартный процесс, с помощью которого команды достигают успеха проекта. Менее известный, но растущий в популярности жизненный цикл профессиональных услуг существует, потому что стандартный жизненный цикл проекта не соответствует потребностям каждого. Стандартный жизненный цикл проекта работает для некоторых руководителей проектов, но профессиональные услуги нужен более надежный процесс. В профессиональных услугах, в отличие от других предприятий, их продуктом являются их люди. То есть профессиональные услуги предоставляют свои знания другим компаниям в обмен на прибыль. Из-за постоянного участия клиентов, профессиональные услуги требуют уникального жизненного цикла проекта, который включает в себя повторяющийся цикл обратной связи для обеспечения успеха проекта.

Сначала давайте углубимся в стандартное определение жизненного цикла проекта, а затем увидим, как профессиональный жизненный цикл сравнивается со стандартом.

Что такое «стандартный» жизненный цикл проекта?

Согласно Институт управления проектами жизненный цикл проекта имеет решающее значение для любых менеджеров, надеющихся успешно доставлять проекты клиентам. Давайте посмотрим на соответствующие шаги.

Участие в этапах проекта:

• Этап 1: этап концептуализации
• Этап 2: этап планирования
• Этап 3: этап исполнения
• Этап 4: Завершение

Этап № 1: этап концептуализации

Это также можно назвать «фазой инициации» и является отправной точкой любого проекта или идеи. Для начала этапа концептуализации высшее руководство должно признать стратегическую потребность в проекте или услуге.

Задайте себе следующие вопросы во время Концептуализации:

• В чем проблема?
• Будет ли разработка проекта решить эту проблему?
• Каковы конкретные цели проекта?
• Достаточно ли у нас ресурсов для создания и поддержки проекта?

Этап концептуализации обычно включает в себя:

• Создание технического задания (SOW).
• Представление бизнес-кейса.
• Создание делового контракта.

Этап № 2: Этап планирования

Второй этап жизненного цикла управления проектом называется этапом планирования. После того, как руководство дало согласие на запуск проекта, создается более формальный набор планов с изложением начальных целей.

Задайте себе следующие вопросы во время планирования:

• Какова цель проекта, видение или миссия?
• Существуют ли измеримые цели или критерии успеха?
• У вас есть общее описание проекта, требований и рисков?
• Можете ли вы адекватно наметить и запланировать вехи высокого уровня?

Этап планирования обычно включает в себя:

Этап № 3: Этап выполнения

Третий этап называется «Выполнение». Это когда фактическая работа проекта выполняется. Необходимые материалы, инструменты и ресурсы преобразуются для достижения целей проекта. На этом этапе производительность постоянно измеряется для обеспечения успеха проекта.

Задайте себе следующие вопросы во время выполнения:

• Отслеживаются ли все ресурсы?
• Является ли проект бюджетным и своевременным?
• Можно ли оптимизировать планирование ресурсов?
• Существуют ли серьезные препятствия, требующие управления изменениями?

Этап выполнения обычно включает в себя:

• Стратегическое планирование.
• Планирование реализации.

Этап № 4: Завершение

Четвертый и последний этап называется этапом завершения, также называемым закрытием проекта. Эта фаза начинается после завершения проекта.

Этап завершения обычно включает в себя:

• Расформирование команды проекта.
• Персонал и инструменты переназначены на новые обязанности.
• Ресурсы выпущены обратно в родительскую организацию.
• Проект передан предполагаемым пользователям.

Задайте себе следующие вопросы во время завершения:

• Соответствуют ли критерии завершения проекта?
• Есть ли отчет о завершении проекта?
• Все ли артефакты проекта были собраны и заархивированы?
• Был ли запланирован посмертный проект?

Что такое жизненный цикл проекта профессиональных услуг?

Основное различие между стандартным жизненным циклом проекта и профессиональным обслуживанием жизненного цикла проекта заключается в том, что стандартному жизненному циклу не хватает плавности и обратной связи между проектами. Стандартная модель жизненного цикла проекта состоит из четырех совершенно разных этапов проекта, которые имеют преднамеренные начальные и конечные точки. То есть после завершения проекта инструменты архивируются, ресурсы отправляются в новые проекты, задание закрывается, а затем весь процесс начинается заново.

Стандартная линейная модель жизненного цикла не подходит для сложности проектов в сфере профессиональных услуг. Причина, по которой эта модель неадекватна, заключается в том, что она не учитывает компонент человеческого капитала, который существует в профессиональных сервисных организациях. В связи с человеческим капиталом в профессиональных сервисных организациях необходимо целостный, бесконечный и циклический жизненный цикл это существует на протяжении всего проекта. Человеческий капитал относится к тому факту, что профессиональные услуги полагаются на экспертизу ресурсов для получения прибыли. Поэтому клиентам и ресурсам необходимо синхронизировать и согласовывать цели, процессы и результаты на протяжении всего проекта. Попытка добиться успеха проекта без постоянной обратной связи или связи между клиентом и ресурсом была бы невозможна. Вот почему профессиональные услуги требуют жизненного цикла, который включает в себя время для анализа, отражения и прогнозирования соответственно.

Жизненный цикл профессиональных услуг по сравнению со стандартным жизненным циклом проекта?

Стандартный жизненный цикл проекта длился годами, несмотря на растущие сложности, связанные с управлением проектом. Однако сложности, связанные с проектами PSO, достигли критической точки, когда для успеха требуется новая модель жизненного цикла. Кто-то, кто является частью команды профессиональных услуг, которая следует стандартному жизненному циклу проекта, рискует совершить те же ошибки во время следующего проекта. Это связано с тем, что между завершением одного проекта и началом следующего нет никакой обратной связи или извлечения уроков из прошлых ошибок.

Почему организация профессиональных услуг требует нового жизненного цикла для управления проектами?

1. Командам профессиональных служб нужно что-то более индивидуальное для них.
2. Сервисные организации обычно работают в цикле.
3. Человеческий капитал.
4. Постоянно продаю услуги.

Какие фазы в жизненном цикле проекта профессиональных услуг?

Участие в этапах проекта:

• Фаза 1: Фаза продажи
• Фаза 2: фаза плана
• Этап 3: этап доставки
• Фаза 4: Фаза счета и счета
• Фаза 5: Фаза анализа

Фаза № 1: Фаза продажи

Фаза продажи начинается, когда клиенты сначала требуют профессиональные услуги, то есть фаза продажи происходит до того, как бизнес выигран. Эта фаза уникальна для жизненного цикла проекта профессиональных услуг, потому что стандартный жизненный цикл проекта не начинается, пока проект не стартует. Профессиональные услуги, однако, требуют предпроектной фазы для организации сложностей, обычно связанных с проектами профессионального обслуживания.

Первая фаза стандартного жизненного цикла проекта (концептуализация) отличается от фазы продажи, поскольку она не в состоянии подготовить вашу команду к предстоящим испытаниям, блокам или недостаткам, связанным с завершением проекта. Концептуализация позволяет менеджерам проектов начать проект, но фаза продажи требует, чтобы члены команды были более дальновидными. Организации профессиональных услуг требуют такого рода дальновидности, потому что у них есть многочисленные, сложные проекты, происходящие одновременно. Поскольку проекты профессиональных услуг требуют прогнозирования до начала работы, становится все более важным, чтобы ваша команда видела деятельность, связанную с продажами, в системе CRM. Это позволяет им учитывать изменения и правильно оценивать и распределять ресурсы для соответствующих задач до заключения сделки.

Адекватное прогнозирование требуется для определения осуществимости и прибыльности проекта, клиента или ресурса. Профессиональные сервисные организации не могут просто «запустить» проект. Скорее они должны адекватно прогнозировать масштаб необходимые ресурсы, рентабельность и выполнимость требований клиента. Без достаточного времени для предварительного планирования PSO слепо брали на себя проекты, даже если у них было мало ресурсов, слишком много проектов происходило или они не получали бы прибыль от определенного клиента. Предоставление руководителям проекта времени для прогнозирования и оценки успеха на этапе продажи означает, что при выполнении проекта будет меньше ошибок или блоков. Меньше блоков или конфликтов во время выполнения проекта напрямую связано с увеличением прибыли.

Шаги, вовлеченные в фазу продажи:

• Возможность управления.
• Оценка проекта.
• Управление ставками.
• Договорные переговоры.
• Прогнозирование.

Преимущества этапа продажи:

• Новооткрытая видимость в реализации проекта.
• Усиление и значимое общение между командами.
• Улучшенные отношения с клиентами.
• Возможность продавать больше услуг одновременно.

Этап № 2: План этапа

Этап плана ориентирован на составление графиков и кадровых проектов в организации профессиональных услуг. Этап планирования начинается после подписания контракта по проекту и распределения ресурсов между задачами. Не путать со стандартным жизненным циклом «Фаза планирования», профессиональные услуги «Фаза планирования» требуют немного больше времени и внимания от членов команды. План проекта определен, и ресурсы постепенно начинают распределяться между задачами или обязанностями. Профессиональная сервисная организация, как правило, занимается манипулированием почти сотнями ресурсов, консультантов, подрядчиков или лиц, работающих неполный рабочий день, и этих сотрудников нельзя просто назначать для выполнения задач или проектов на специальной основе. Чтобы PSO правильно спланировал проект, обширное мягкое планирование ресурсов требуется заранее, чтобы все задачи имели доступный ресурс. Некоторые проекты достаточно просты, когда требуется только один или два ресурса. Тем не менее, проекты в PSO, как правило, гораздо более обширны и требуют глубокого планирования ресурсов. Без надлежащего распределения на этапе планирования большинство проектов обречены с самого начала.

Шаги, вовлеченные в фазу плана:

• Определение плана проекта.
• Планирование ресурсов.
• Планирование ресурсов.
• Назначение задачи.
• Сроки разработки.
• Основные этапы.
• Захватывать ожидания.
• Меры успеха.

Преимущества фазы плана:

• Повышение точности за счет распределения ресурсов, составления бюджета и сроков.
• Изучение прошлых проектов, чтобы учиться на успехах или неудачах.
• Диспетчер ресурсов показывает, какие ресурсы выделены в данный момент (иначе: кто уже выполнил мягкое или жесткое задание для задачи, а кто готов к работе?).
• Снижение затрат, когда-то связанных с неточным планированием ресурсов и проектов.

Этап № 3: этап доставки

Этап доставки также называется этапом выполнения проекта. На этом этапе, план, который был ранее разработан, приводится в действие, и все ресурсы и инструменты перемещены к своим соответствующим обязанностям , По мере возникновения изменений или конфликтов руководители проектов должны управлять риском, связанным с таким шумом. То есть, если проект выходит за рамки бюджета или его срок истекает, ответственность за отслеживание таких рисков на этапе доставки лежит на менеджере проекта, чтобы не допустить неожиданностей в будущем. Стандартный жизненный цикл проекта учитывает управление изменениями, но не распознает многочисленные движущиеся части, которые могут повлиять на успех сложного проекта. В профессиональных услугах обычно больше переменных, участвующих в проекте, и эти переменные требуют более глубокого и гибкого этапа доставки, чем то, что мы видим в типичных жизненных циклах проекта.

Шаги, вовлеченные в фазу доставки:

• Выполнение плана.
• Завершение задач.
• Управление рисками.

Преимущества этапа доставки:

• Благодаря управлению рисками в ходе проекта, затраты, связанные с конфликтами, значительно сокращаются.
• Просмотр статуса проекта позволяет сократить сроки доставки, что приводит к увеличению количества удовлетворенных клиентов и заказчиков.
• Возможность управлять изменениями во время выполнения проекта снижает риск провала, превышения бюджета или опоздания проекта.
• Команда более эффективна, когда знает все потенциальные переменные, связанные с тем или иным проектом.

Этап № 4: счет и счет

Этап счета и счета посвящен признание доходов и финансовых возможностей , Это уникальная фаза, которой нет в стандартном описании жизненного цикла. Стандартный жизненный цикл переходит от фазы выполнения непосредственно к фазе завершения. Профессиональные службы должны отслеживать отдачу от инвестиций, когда подписываются на проекты. Без этапа, посвященного бухгалтерскому учету, финансам и счетам, многие руководители проектов не могут распознать истинную стоимость проекта. Как упоминалось ранее, огромные размеры профессиональных сервисных организаций подвергают их большему риску лавинного эффекта - когда один проект работает неправильно, затрагиваются все связанные ресурсы, и в конечном итоге другие проекты начинают ощущать бремя одной ошибки. Принимая во внимание затраты, связанные с каждым этапом реализации проекта, а также затраты, связанные с определенными инструментами, ресурсами или практиками, - сервисная организация может фактически прогнозировать затраты по проекту с большой точностью. Это в конечном итоге позволяет PSO подписываться только на самые прибыльные проекты, которые могут повысить рентабельность и в конечном итоге повысить прибыль компании.

Шаги, вовлеченные в фазу счета и счета:

• Проектный учет.
• Управление контрактами.
• Выставление счетов.
• Коллекция.

Преимущества фазы счета и счета:

• Возможность последовательно отслеживать состояние бюджета проекта.
• Достаточно времени, чтобы определить области финансовых возможностей или дополнительной прибыли.
• Счета являются точными, своевременными и основаны на фактических отработанных часах, а не на предположениях.

Этап № 5: Этап анализа

Этап анализа был создан специально для лучшего обслуживания сложностей внутри PSO. Эта фаза существует только в посмертной фазе стандартной четырехэтапной модели жизненного цикла проекта. Это проблема, потому что отзывы о проектах, клиентах или ресурсах, как правило, бесполезны после завершения проектов. В отличие от стандартного жизненного цикла, жизненный цикл профессиональных услуг включает анализ до закрытия проекта и до его начала.

Эта фаза в первую очередь включает в себя управление производительностью и смотреть в будущее для тенденций и прогнозирования с использованием данных бизнес-аналитики. Этот этап действует как петля обратной связи, предоставляя командам и организациям данные о завершенных проектах в надежде лучше подготовиться к будущему. Отсутствие фазы анализа является наиболее важным различием между жизненным циклом профессиональной службы и стандартным жизненным циклом проекта. Стандартный жизненный цикл не в состоянии признать важность бизнес-аналитики и метрик как способа измерения успеха. Без фазы, которая позволяет размышлять, вовлеченные процессы никогда не могут быть оптимизированы или даже улучшены. Организациям, оказывающим профессиональные услуги, требуется момент размышлений между одной работой и следующей, потому что другим клиентам требуется ряд одинаковых переменных.

Если определенная задача выполнена хорошо, или если задача не выполняется экономически эффективным образом, пришло время принять к сведению как ваши успехи, так и неудачи и скорректировать процесс или практику, чтобы уменьшить вероятность их повторного появления с новым клиент. В связи с тем, что в профессиональных группах обслуживания, как правило, одновременно происходит больше проектов, они также распределяют больше ресурсов между задачами, а также увеличивают расходы, связанные с ошибками. Без этапа анализа профессиональные сервисные группы рискуют совершить те же ошибки.

Этот этап обычно включает в себя:

• Анализ ключевых показателей.
• Расчет наценки.
• Измерение использования.
• Прогнозирование людей, ресурсов, инструментов.
• Прогнозирование тенденций и будущих потребностей.

Преимущества фазы анализа:

• Достаточно времени подумать об успехах и неудачах проекта и лучше спланировать будущих клиентов и проекты.
• Возможность использовать ключевые показатели производительности для отслеживания эффективности использования ресурсов от начала проекта до его завершения.
• Использование метрик для улучшения процесса и практики.
• Наглядность в показателях использования и возможность корректировки на экономическую эффективность.

Почему жизненный цикл проекта профессиональных услуг имеет значение?

• Помогает командам профессиональных услуг быть более эффективными и прибыльными.
• Помогает с организацией.
• Силы общения.
• Подчеркивает отчетность и анализ прошлых проектов.

Кто использует эти шаги по управлению проектами профессиональных услуг?

• Менеджеры проекта
• Менеджеры ресурсов

Как улучшить жизненный цикл проекта профессиональных услуг:

Если вы работаете в рамках профессиональных услуг и постоянно сталкиваетесь с трудностями при успешном выполнении проектов, возможно, пришло время принять обновленный жизненный цикл проекта профессиональных услуг. Нет сомнений в том, что наша экономика в настоящее время возглавляется индустрией услуг. То есть, чем больше компаний предоставляют услуги вместе с продуктами (или вместо них), тем сложнее становятся проекты - пытаясь распределить ресурсы между сотнями проектов, и клиентам может быть слишком сложно, если вы полагаетесь на стандартную четырехступенчатую Project Life. Цикл.

Стандартный четырехступенчатый цикл не дает командам времени подумать о прошлом успехе или прогнозировать будущие планы. Расписания сжаты, и мало времени отводится на оптимизацию текущей практики. Без жизненного цикла, включающего фазу обратной связи / анализа, организации, предоставляющие профессиональные услуги, не смогут удовлетворить растущие требования потребителей. Для профессиональных сервисных организаций требуется новый цикл, если они надеются выжить в нашем Уровень обслуживания Экономика ,

Последние мысли:

• Есть платформа, которая работает с циклом.
• Включите PM, RM, время отслеживания, выставление счетов и бизнес-аналитики в среде совместной работы.
• Используйте BI для анализа проходных проектов, чтобы оптимизировать цикл.

Готовы начать реализацию проектов более предсказуемо и прибыльно? Узнайте, почему современные профессиональные сервисные организации выбирают Mavenlink для управления проектами.

Изучите Mavenlink

Похожие

Комментарии